PDCAの意味、正しく理解してますか？失敗しないためのコツを紹介します

Noindex 2019年10月23日

この記事はこんな悩みを解決します

職場でよく聞くけどPDCAってなに？
PDCAって言葉は知ってるけどうまく回せない
PDCAについてもっと知りたい

ビジネスの世界でよく聞くPDCAですが、実践できている人は少ないのではないでしょうか？

この記事を読むことで本当のPDCAと効率的な回し方が分かります。

PDCAの意味、正しく理解してますか？失敗しないためのコツを紹介します

時代遅れとも言われることもあるPDCAですが一生食えるプロのPDCAの著者、清水久三子は市場の変化が激しくAIが本格的に使われる時代になったからこそPDCAが必要な時代だと述べています。

仮説を立てることで顧客の望んでいることを逸早く察知してサービスを提供できます。

PDCAとは

Plan（計画）
Do（実行）
Check（確認）
Act（改善）

PDCAを繰り返すことで効率よく成長できるとされています。
PDCAを知っている人は多いのですがPDCAの前にG（goal）が必要ということはあまり知られていません。

ゴールという目標が明確でないとPDCAがうまく回りません。

G；Goalとは

当たり前ですが、PDCAの目的はゴールを達成することです。

Goalを設定する効果

面倒な作業もできるようになる
業務を改善する時に方向を見失わない

大切なのはゴールを達成することであり、PDCAを回すことでないことに注意しましょう。

ゴールを明確にするSMART

ゴールを明確にするためにジョージ・T・ドラン博士が開発したSMARTというフレームワークがあります。
SMARTはの頭文字を取っています。

SMARTとは

Specific；具体性のチェック
Measurable；測定可能性のチェック
Achievable；達成可能性のチェック
Relevant；信念との関連のチェック
Time-bound；時間軸のチェック

Specific；具体性のチェック
・ゴールにたどり着いた時の姿が明確か？
・ゴールにたどり着いた時の気分が明確か？

Measurable；測定可能性のチェック
・ゴールが達成されたかを数字で表せる

Achievable；達成可能性のチェック
・自分で行える行動になっているか？
・自分のスキル、実力に見合っているか？
・人、物、金が揃っているか？

Relevant；信念との関連のチェック
・ゴールが自分の大切なこととだと信じられるか？

Time-bound；時間軸のチェック
・タイミングが良いか？
・自分のライフステージに沿っているか？

PDCAで失敗する原因としてGoalがうまく設定できていない場合が多いのでSMARTを用いて妥当な目標かどうか考えてみましょう。

P；Planとは

目標が決まったら計画を立てていきましょう。
結果だけを見るのではなく、結果に必要な要素を抽出することで目標達成までの道のりが明らかになります。

ちなみに、こうした要素をKPI（Key Performance Indent）と言います。

ゴールを達成するためには明確な指標（KPI）が必要

例えば、売り上げ〇〇〇万円という目標を立てた時、ただ単に数字を追うのではなくその数字が達成できる根拠を明確にしましょう。

KPIの例

顧客数を増やす
価格設定を適切にする
サービスを向上させる

こうした根拠を明確にすることで目標を達成、または達成できなかった時にその原因が分かります。

また、根拠が明確なためPDCAを回しているうちにゴールとは別のところに行ってしまうことが防げます。

マイルストーンを作る

目標達成のための指標が明確になったところでマイルストーンを作ります。

マイルストーンとは最終的な目標達成のために１ヶ月後、３ヶ月後の目標のことを言います。目標達成から逆算することで何を優先にしなければならないかが分かります。

最適なマイルストーンとは？

週ごとや日毎のマイルストーンを立てることが良いとされています。
出来るだけ、小さなマイルストーンを設定することでリカバリーが効かせれるようにします。

ただ、綿密に作っても計画は変わるものです。そのため、目標を曖昧にするという方法があります。

D；Doとは

計画を立ててもいざPDCAを回そうと思っても作業量が多いためにうまく回らない、ということが起こります。そのため、GTDメソッドが役立ちます。

GTDメソッドとはその時に何をやるべきか、何をやらないべきかを判断する方法としてデビット・アレンが考案した方法のことです。

やるべきか
複雑な内容か
２分で終わるか
自分でやるか

こうした思考により余計な仕事を減らしていきます。

やらないという決断も重要です

もし、やるべきでないならやりません。
後々なぜやらなかったんだっと非難を受けるかもしれませんが、しっかりと目標にコミットすれば問題ありません。

ここでスティーブ・ジョブズの言葉を紹介します。

何をしてきたかと同じくらい、何をしてこなかったかを誇りたい

何かをやる事と同じぐらい何かをしない事が重要という事が分かります。

やるべきことはしっかりやりましょう

複雑な内容であればプロジェクトチームを立ち上げます。
２分で終わるようであればすぐにやります。
それ以外であれば自分でやるか他のメンバーに任せるか検討します。

自分でやる場合、いつやるかは自分で決めます
今やっている仕事の次に行なってもいいですし、別の日に行なってもいいです。

他のメンバーに任せる場合には適任を考えます
誰が似たような仕事をしていて効率よく仕事を終わらせられるか考えます。

C；Checkとは

仕事を振り返ることで成長に繋がります。しかし、うまく振り返れてないためPDCAの効果が出ないことがよくあります。

チェックのダメなパターン

結果しか振り返ってない
責任追及と決意表明で終わっている
原因を自分の性格のせいにする
実力を超えた改善方法を設定する
他の人の顔色を伺う

どれも何が原因で結果が出なかったのか振り返れていません。これでは何が良かったのか何が悪かったのか分からないので成長できません。第三者の目線からアドバイスするつもりで振り返ると効果的に行動を改善できます。

A；Actとは

改善点がわかったところで改善していきましょう。
また、良かったとこ、悪かったとこを参考に仕事を効率的にするための仮説を立て、検証してみましょう。

正しくPDCAを回す方法

正しくPDCAを回せない原因として具体的な方法が示されていないことが挙げられています。

具体的な方法とはどんなものなのでしょうか？
PDCAを正しく回すためには3つのルールがあるとしています。

見える化
仕組み化
習慣化

見える化

PDCAを回せていない１番の原因は見える化できていないことです。

どういった流れで仕事をしたのか見えないと振り返りができません。見える化することで計画したことを後で見直し、計画の質を改善することができます。

見える化する方法

ノートをとる
メモを取る
アプリを使用する

仕組み化

PDCAを回すためには仕組み化することが大切です。

PDCAは時間がかかると言う欠点があるため、仕組み化しなければ時間ばかりがすぎて生産性が落ちてしまいます。

仕組み化のためにテンプレートを使おう

仕組みかする上で最も重要なのはテンプレートを作成することです。
テンプレートがないとどの様に見える化すればいいのか一から考えなければなりません。
また、それぞれが違うスタイルで見える化していると上司がチェックする時に時間がかかります。さらに、仕事を引き継ぐ時にも不効率になります。

仕組み化することでPDCAに時間が取られず、重要なことに時間を使えます。

習慣化

見える化、仕組み化ができればそれを習慣化させましょう

最初はノートにまとめるのも億劫に感じます。
しかし、うまく仕組み化できていれば億劫さが減ります。

習慣化のための工夫

簡単に見える化できるようにする；習慣化のために20秒ルールというものが知られています。何かを始めるときに20秒以内なら取り組むまでのハードルが下がると言うものです。
スマホなどはすぐに確認できるため、友人とのメールも億劫になりませんよね。
直感的に記入できるようにする；PDCAを直感的に回せるテンプレートにしましょう。また、人には慣れると言う習慣があります。何度も繰り返しているうちに思考回路も早くなり、初期の頃よりも短い時間でノートをつけることができるようになります。