生産性向上とは？組織と個人でできる具体的な方法を紹介します。

仕事の生産性を向上させて残業しないようにしたいですよね。以前よりも短い時間で同じような成果が残せれば自分のスキルアップのための時間も確保でき、さらに生産性を高めることができます。今回はどのように仕事をすれば効率よく仕事ができるのか紹介していきます。

この記事を読むことで生産性を向上させるための取り組みがわかります。

生産性向上とは？組織と個人でできる具体的な方法を紹介します。

生産性向上とは無駄なことを徹底的に省き、必要なことだけに集中して取り組むことが基本になります。

生産性を向上させる取り組みは顧客のニーズや、自社の強みを分析することにも繋がります。ただ単に業務を効率化するというだけではないので常に生産性が向上させれないか考える癖を持っておきましょう。

最近ではIT時術が発達しているので今まで膨大な時間がかかっていた作業も一瞬で終わるようになっています。こうした技術をキャッチアップしておくということも生産性の向上に繋がります。

組織でできる生産性を向上させる方法

組織でできる生産性を向上させる取り組みには下記のものが知られています。

それぞれについて解説していきます。

チームの規模を最適化する

業務が多いからといって無駄に規模を拡大させないようにしましょう。

最適なチームの規模は4−８人です。10人を超えるとコミュニケーションにかかる手間が多くなり生産性が低下します。

大きなチームの方が予算や情報など多くのリソースが得られ仕事が進みそうですが、それよりもコミニケーションのデメリットの方が大きいようです。

仕方なく、チームの規模を拡大するときは情報の共有に必要なコストも考慮して拡大するようにしましょう。

締め切った部屋で一緒の机を囲む

締め切った部屋で一緒の机を囲む生産性が２倍になります。

理由は
・早くコミニケーションできる事で素早く問題解決ができる
・他のチームの邪魔が入りにくい
などが挙げられています。

仕事をしていてパソコン上のデータを調べるよりもその業務の担当者に直接聞けた方が早く情報を得ることができて生産性が向上しますよね。

ただ、常にテーブルを囲むのは見張られている印象を与えてしまうため、プライベートルームを作り息抜きができるようにしておくことも必要です。また、上司の管理が厳しいと常に怒られるのではないかとビクビクして集中することができなくなるのでやめた方が良いでしょう。

起こりうるトラブルを予想する

仕事をする上で緊急性と重要性を加味して優先順位をつけて仕事を行います。しかし、それぞれの仕事を進める上でどのようなトラブルが生じる可能性があるのかはっきりしていないと作業効率が悪くなります。

仕事を始める前に詳しい人に話を聞き、自分がどんなトラブルに直面するかを予想してもらいましょう。

以前のやり方を踏襲する、テンプレートやチェックリストを使うことも有効です。こうした資料を準備しておくことで準備時間が削減されすぐに仕事に取りかかれます。

タイムボックスを共有する

仕事を行う上でTo do listを共有するという方法が使われてきたが、あまり機能しないと言う報告がされています。

こうした問題を解決するためにダニエル・マルコヴィッチは時間ごとに何を行うか記載するタイムボックスを推奨しています。

この様に個人個人のタイムボックスを共有することで様々なメリットを享受する事ができます。

また、スケジュールは100％埋めないように注意しましょう。100％埋めた方が多くの作業が行えるので生産的のように思えますがそんなにうまくいきません。

それよりかは80％程度にする事でトラブルが起こっても残業せずにすみますし、心に余裕が生まれることで新しいアイディアを考える余裕が生まれます。さらに、余った20％は従業員の能力向上に当てる事で普段の業務が改善されやすくなります。

多様な人をチームに入れる

同じようなバックグラウンドを持った人で仕事を行うと全員が同じようなアイディアしか思いつかないので生産性が悪くなります。

それよりかは多様なバックグラウンドの人をチームに入れることで今までにない視点が取り入れられ作業の効率化が進み、時にはブレイクスルーを生み出せます。。

1つの専門分野に偏ると創造的な問題解決ができず、生産性が高まりません。他社と差別化するためにも様々な視点から仕事に取り組めるチームが求められます。

個人でできる生産性を向上させる取り組み

組織で行う生産性を向上させる方法を見てきましたが、個人でも生産性を向上させるためにできる事があります。

それぞれについて解説していきます。

ジョブクラフティングを行う

ジョブクラフティングを行うことで主体的に仕事ができるようになります。他人に指示された事を行うよりも自分で決めて行う方が仕事への満足度が増加し、生産性が向上します。

例えば、社内での出世のためと思って仕事をするのではなく、顧客の幸せを考えて仕事をする方が少ないストレスで楽しく仕事ができるようになりますよね。

詳しくは解説した記事もありますので参考にしてください。

仕事が終わらないのは能力不足と認識する

仕事をたくさん抱えていると自分が必要とされ、挑戦的なことを行なっていると錯覚してしまいがちになります。

しかし、実際は能力不足なだけな時が多いです。

この事を自覚していないと生産性を向上させようと思わなくなります。最初は頑張っている自分がカッコいいと思うかもしれませんが、次第にいくら頑張っても結果がでずやる気がなくなってしまいます。

そのため、仕事が多いのではなく自分の能力が足りない、と認識することで残業しないように工夫して仕事をするようになります。

大切な仕事を残しておく

通常一つの仕事を終わらせてから次の仕事を行います。
しかし、敢えて終わらせないことでその仕事について考えてしまう状況を作ります。その結果、クリエイティブな解決策が思いつき易くなります。

仕事から離れてランニングをしたり、お風呂に入っている時に良いアイディアが思い浮かぶことがあると思います。

これはマインドフルネスとは逆のマインドレスと言う状態を使っているからです。

そのため、敢えて仕事をしないほうが良いアイディアを思いついて効率的に仕事を終わらせることができます。

断る準備をしておく

生産性を上げるために仕事を断る準備をしておきましょう。自分がどんな重要な仕事を抱えているのか説明できるようにしておくと仕事を振られた時に断る口実が言えます

生産性の低い仕事はいろんな社員にたらい回しにされます。そんな仕事をしても自分のスキルアップにならないですし、誰の役にも立ちません。思い切って断って見ましょう。

とは言え、断るのが苦手な人もいるでしょう

その場合はポストイットに抱えてる仕事を書いてパソコンの周りに貼っておくと「この人はこんな仕事を持っているんだな」と間接的に仕事を断る事ができます。ちなみに、その仕事が終わっても剥がさなければ溜まっていく一方なのでより忙しそうに見えます。

ルーティーンを決める

１日のルーティーンを決めることで大事なところで最大の集中力が発揮できるようになることが知られています。

例えば、出社してメールをチェック、書類仕事、取引先へ外出、昼食、…、のように一日の大まかなスケジュールを固定しておくといちいち「次は何しよう」と考えずに次の業務に進めます。こうした考える能力というのは使っていくほど低下していくので重要な場面で頭が回らなくなってしまうことがあります。

また、ルーティーンを決めることでフロートいう状態に入れるようになることもわかっています。

こうしたルーティーンを持っておくと大事なところで最大の力が出せて生産性が向上しそうですよね。

また、仕事の終わりには明日の準備をしておくことをお勧めします。
準備しておくことでスムーズに仕事に入れます。そのため、ストレスが減り、準備から実作業へと脳を切り替える必要がないので疲労も少なくなります。

会話で報告する

報告するのに正式な書類やプレゼンテーションを用意すると時間がかかってしまうので非公式な場で口頭で報告する様にしましょう。

大きい会社になると全て書類で出さないと行けなくなり肝心な仕事ができない、という経験がある人も多いと思います。規模が多いくなるとこうしたデメリットがあありますよね。

会話で報告することで一緒に仕事をする人と密なコミニケーションが取れるというメリットもあります。書類には書かないようなちょっとした不安も共有できるのでコミュニケーションのしつも高まります。

生産性を高めるツール

次に生産性を高めるために役立つツールを紹介します。こうしたツールを取り入れることで劇的に生産性が向上することがあります。

Skitch

画像の編集ツールです。

文字で伝えるよりもグラフや表のように図で示した方が効率的に情報を伝えられますよね。研究の分野では一つの画像には1000単語分の価値があると主張する研究者もいます。

そのため、わざわざ文字で伝えるのではなくできるだけ画像でやりとりすると作業が進みやすくなります。以前はPowerPointやKeynoteを使っていましたが断然こちらの方が作業が速く進みます。ブログでの画像の編集はこれ一択になりそうですね。

使い方もシンプルで基本的な機能は下記の通りです。

編集したものを「ファイル」→「エクスポート」で画像として保存できます。
他にもメールやTwitterなどに直接添付することもできます。

Skitchのダウンロードはこちら。

AS timer

ただのタイマーです。
このタイマーでなくても自分の好きなもので良いと思います。

なぜ、タイマーで業務効率化するの？と思ったかもしてません。

韓国の延世大学校が行なった研究によるとタイマーを使うことでパフォーマンスが上昇したという結果が出ています（R）。また、被験者がタスクの難易度が高いと思っているほとその効果が出やすく、タイマーがあることでパフォーマンスが1.5倍高くなったなったという結果も得られています。

ただ、タスクそのものに興味がないときにはタイマーのプレッシャーによりマルチタスクの頻度が増えるということも分かっています。一般的にはマルチタスクは集中力を低下させパフォーマンスを低下させると言われていますので使い方には注意しましょう。

補足情報としてマルチタスクがフローと言われる集中力が高まった状態を邪魔する、というのはよく知られています。しかし、マルチタスクをしていると思い込むのは集中力を高めるという研究があります。

確かに車を運転するにしても「アクセルを踏む」と「ハンドルを回す」というようにマルチタスクをしてますよね。シングルタスクが良いと言ってもどこまでがシングルタスクか、どこからがマルチタスクか分からないですよね。自分の仕事を難しいものと思い込んで仕事をすると結果が出やすくなるようです。

少し脱線しましたが好きなタスクの時にはタイマーをかけてプレッシャーを与えた方が作業効率が高まるようです。
私も朝にブログを書いていて仕事に行かなくてはならないというプレッシャーがあった方が作業が速く進みます。休日はだいぶ時間がかかってしまいこれが原因かと思っています。

AS timerのダウンロードはこちら

Trello

タスクやアイディアを付箋のように管理できるアプリです。
使い方がシンプルで仕事のときにはかなり重宝するアプリとなっています。

ブログの管理にも使えるかと思いましたがあまり良くなかったですね。

基本的には下記の図のように「メニュー」、「リスト名」、「カード名」の３つを管理していくことになります。

ちなみにチームのメンバーと同じ画面を共有したり、カードをドラッグして他のリストに移動させることができます。

「実行中」、「確認済み」、「完了」などのリストを用意しておいて、それぞれのカードを動かしていくと仕事がどの程度進んでいるのか一目で分かります。

カードには下記のような項目を記入することができます。
良く使うのが「メンバー」、「チェックリスト」、「添付ファイル」です。

ちなみに、添付ファイルにはファイルだけでなくURLなども入れることができます。テンプレートを作ることもできますので同じような仕事を繰り返すときには使うと便利です。

分かりやすく作られていて仕事がどこまで進んだか簡単に管理できるのがいいですね。

昔はExcelで管理してましたが、チェックリストや参考文献などの情報をうまく管理できてませんでした。そうした情報も一緒に綺麗に管理できるので同じような悩みを抱えている人にはオススメです。

Trelloのダウンロードはこちら

タイピング

多くの仕事はパソコンでの作業がメインになっていると思います。
それにも関わらずタイピングが遅いというのは仕事が遅くなる原因となります。

オススメはe-typingです。

私自身このサイトでトレーニングして最初はEレベルでしたがBレベルは達成できるようになりました。正しい指で正しいキーをタイプするのが重要なようです。最初は慣れなくて難しいかもしれませんがだんだんと慣れてきます。

メールを書いたり、報告書を書いたりあまり考えなくても指が動くようになってくるとタイピングが苦ではなくなります。

e-typingに挑戦したい人はこちら

Clipy

mac用のアプリです。コピーした履歴を遡ることができます。

作業を速くする上でコピーとペーストは最重要の作業だと思います。タイピングを速くするのも大切ですができるだけタイピングせずにコピぺを使っていきたいですよね。

コピーをすると上記の図のようにコピーしたものが記録されていきます。前にコピーしたはずなんだけど、というときはこの履歴から使うことができます。

ちなみに「control + command + V」でクリックしなくてもショートカットできます。便利の名で使って見てください。

Clipyのダウンロードはこちら

Clipyはmac専用なのですがwindowsではCliborというソフトがあるようです。
使い方はほぼ同じようです。

Cliborのダウンロードはこちら

Session Buddy

Session BuddyはYoutubeやTwitterなど自分が良く使うサイトを一括で開いてくれるツールです。
このツールはGoogle Chromeの拡張機能となっています。

Session BuddyをダウンロードするとURLの右側のスペースにSession Buddyのアイコンが表示されるようになるのでそれをクリックして使います。
すると、下記のような画面が表示されます。

基本的な使い方は上記の図の通りです。
Saveで開いているサイトが保存されます。
開くときにはSaved Sessionの好きなものをクリックして右上のOPENを押すと新たなウィンドウで全てのサイトを開いてくれます。

仕事の種類に応じて使うサイトを登録しておくと効率的に仕事ができます。いちいち、サイトを検索するのは面倒という人は使って見てはいかがでしょうか？

なぜ、生産性が低いのか？

まずは公益財団法人日本生産性本部から発表された先進７カ国の就業者1人当たり労働生産性の順位を見て下さい。

先進７カ国の間で日本の生産性は20年以上最下位なのがわかります。

大手の社員が長時間労働で自殺したように日本の生産性の低さが問題になっています。

なぜ、日本の生産性はこんなに低いのでしょうか？
そこにはいくつかの誤解があるとされています。

日本の生産性が低い原因

成果にだけ注目しコストを考えていないからです。

生産性は次の式で表せます。
生産性 = 成果 / コスト

つまり、生産性について考えるときは成果と同時にそれにかかったコストを考えなければなりません。
もし、同じ100の成果があったとしても片方のグループが100人でもう片方のグループが10人で達成していたとしたら生産性に10倍の違いが出ます。

この前提を踏まえて考えると生産性に関するいくつかの誤解があることが分かっています。

これらについて解説していきます。

長時間働くと生産性が高まるという誤解

短期的には生産性が高まるのですが長期で見た時には生産性が低下します。

長時間働くと仕事が進んだように感じ、その分スキルも身についたように錯覚してしまいます。しかし、実際は生産性は低下していきます。

ただ、40時間以下では生産性の前にそもそも仕事量が足りてない場合が多いようです。
他にも、知的な仕事は40時間でなく35時間で生産性が低下してくると言う報告がされています。

残業するチームは生産性が高いという誤解

残業するチームと残業しないチームを比べた時に残業するチームはもっと仕事をやりたがりますが、残業しないチームよりも生産性は低いようです。

長時間働いている人は十分な睡眠が取れません。
睡眠不足だとミスや理屈に合わない意思決定を指定しまい、余計な仕事が増えるので生産性が低下します。
多くの人は睡眠が重要だと認識しているのですが、長時間働く人は睡眠を軽視してしまうようです。

そのため、問題に行き詰まったら家に帰って寝たほうが良いみたいです。働き盛りの人は平均の睡眠時間が5−６時間のようですが、8時間以上の睡眠が推奨されています。

週休２日が適切という誤解

週休３日が適切なようです（A）。
週休3日を導入することで従業員のストレスが低下し、仕事へのコミットメントが高まることが知られています。

日本マイクロソフトでは週休３日にする事で1人あたりの売り上げが４割も増えたそうです（A）。１日10時間勤務して週休３日にすると生産性が10−70％高まるようです。

まとめ

今回は生産性を向上させる取り組みについて紹介しました。

残業しないと仕事が終わらない状況になってしまうと生産性が下がり、さらに残業しなければならなくなるようですね。この負のスパイラルに入る前に生産性を上げる必要があります。

組織での取り組みは難しいかと思いますが、個人での取り組みは行動に移しやすいかと思います。何か一つでも試していただけたらと思います。

参考記事
・5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time
・How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive
・9 Productivity Tips from People Who Write About Productivity
・ShareSlide